Case Study

お話を伺った方

• 経営管理本部　ITマネジメント部　コーポレートIT課　課長　小松様
• 経営管理本部　シェアードサービス課　ファシリティマネジメントチーム　岡本様

業務効率を目指して全拠点のオフィス環境の整備構築・運用を担い、INNOVERAの導入も担当されたお二人からお話を伺いました。

INNOVERA導入の背景

本社移転のタイミングで、オンプレミスを脱却。

御社の事業内容についてお聞かせください。

岡本様：

自社ブランドの運営から商品企画、卸小売、販売広告戦略、流通までを行っています。

小松様：

商品企画開発から販売まで一手に担っているため、工場以外の機能は全て弊社の中にあります。

担当者：

実際にINNOVERAをご利用いただいているのはどこの部署の方なのでしょうか？

岡本様：

代表番号と部署の直通で使っているので全部署が利用しています。弊社では、正社員には会社携帯、アシスタント業務をしているスタッフには固定電話を支給しております。

担当者：

こんなおしゃれなオフィスに固定電話があるのは不思議な気がします。

岡本様：

固定電話の場合、アシスタントスタッフが離席している時も誰でも受電できるのでアナログの良さも感じています。今後は働き方の多様性を検討し、在宅時での受電・架電できるZoiper※の導入を進めていきたいと思っています。

※PCから電話の発着信ができるソフトフォンの1種。INNOVERAと連携しています。

INNOVERAをご検討されたのは
いつから（実導入よりどれくらい前）でしょうか？

岡本様：

大阪本社移転のタイミングの実導入（2024年9月）から約1年前に、クラウドPBXの導入検討を始めました。

担当者：

以前のお引越し、2019年の移転の際にはオンプレミスのPBXも一緒に移設されたのですか？

小松様：

そうです。配線工事に費用が掛かっていました。クラウドPBXの場合、有線LANの手配のみですが、モジュラージャックの工事などオンプレミスは二重になります。今回の移転の工数は、時間や費用面でも軽くなったと実感しています。

INNOVERAの導入背景と導入のキッカケなどをお聞かせください。

岡本様：

私たちバックオフィス部門は、組織変更や新規部門の立ち上げなどクイックに対応していくことが求められています。オンプレミスの場合、内線の設定や調整が社内でできないことに不便さを感じていました。またPBXの老朽化が進んでいたことから、大阪本社移転のタイミングでクラウド化することを決めました。

小松様：

以前のPBXは会社の規模が拡大していく中で2017年くらいにコールセンターシステムとして導入しました。当時は高さ180cmくらいのサーバーラックに収容していたため、サーバー機器やネットワーク機器が追い出されている状況で本質的ではないなと感じてました。この移転のタイミングでは、電話の主装置のためだけにサーバーラックを1台置くスペースを取りたくないということもありクラウド化することを検討しました。

岡本様：

商品の企画販売を手掛けているため、オフィス内には物が多く収納スペースの確保が難しいということもあり、スペースを取らないクラウド化にメリットを感じていました。そしてその中で既に（INNOVERAを）導入中の企業様から高評価を耳にし、お問い合わせさせていただきました。

担当者：

ありがとうございます！ちなみにどのような点に高評価をいただけていたのでしょうか？

小松様：

サポートの充実もありますし、何より実際に使っている方から「こういうところが困るんだよ」とかではなくて総合的な評価として「いいよ！」っていう言葉が出てくる時点でご満足される水準にあるんだろうと思いました。ご満足される品質、サービス、柔軟性であったり、メリットを十分感じていらっしゃるからだろうということが感じられました。これも口コミですかね（笑）

担当者：

確かにそうですね（笑）でもご存知の方の口コミって一番信憑性がありますよね。

小松様：

知人の紹介ですが、いち利用者として率直に良い評価をされていると感じました。これも（プロディライトが）各社にサービスをご提供されていて、そういうユーザーさんがいたからこそ御社と繋がれたのかなって思っています。

担当者：

本当にありがたいお話だと思います。ありがとうございます！！

INNOVERA導入の成果①

組織変更への社内での対応完結が可能に。

INNOVERA PBX導入によって、どのような点が解決されましたか？

岡本様：

弊社は新規部門の立ち上げなどの組織変更が非常に多く、バックオフィス部門では、スピーディーに対応していくことが必要です。今も絶賛、組織変更のタイミングなのですが、以前は都度電話の工事を入れていて大変でした。
INNOVERA PBXを導入したことで、設定の変更や電話機の移動が社内で完結でき、スムーズに対応できるようになりました。
会社の意思決定に対し迅速に体制を整えることができ、社内工数の削減にも繋がったと実感しています。

担当者：

工事が混んでいる時期だと、業者さんが来てくれるまでに結構かかりますよね。

岡本様：

まず業者さんに空き日程の確認や予算調整や部門へのヒアリングなど事前に準備しておく必要がありますね。自分達で即時変えられるというのは楽ですし、何より工数管理という意味ではスマートな社内フローを構築できたと思います。

小松様：

PBXを改修する時は電話が止まるので日中帯にはできないんですよ。お客様・取引先様に連絡して電話がかかってこない状況を作る。大体スタートが20時とか土日。土日や時間外での立ち合いを削減できることは会社にとっても従業員にとってもポジティブな理由になると思います。

岡本様：

柔軟に対応できるという点で、INNOVERAは今回のオフィスのコンセプトにあっていたのかなと思います。

担当者：

可動性といえば、ここのオフィスは自席が決まっていないんですよね？

岡本様：

はい、柔軟にレイアウトの変更や人数の増減に素早く対応できるアジャイルオフィスを取り入れています。

担当者：

前の建物ではそうではなく席が決まっていたのでしょうか？

岡本様：

決まっていました。でもどうしても組織変更せざるを得ない時にその都度（PBXの）改修対応を総務とITが連携して行っていました。今もその連携体制には変わりないのですが、身軽になったという印象ですね。

小松様：

以前は席替えを見越して、実際にそこに座るユーザーはいないのに下に（電話）線を引いておいたりしました。モジュラーがきていないと電話が使えないから準備しておいて。結局は座らないままになったりしていました（笑）
それに今はユーザー側に制限もしなくていい。この島は座っていただけませんとかこのフロアは使えませんとかがなくなりました。

INNOVERA導入の成果②

BCP対策に効果的！物理の課題も解決するクラウド環境。

その他、INNOVERAについて利用して感じたこと、効果があったことをお聞かせください。

岡本様：

導入して間もなく、大阪本社移転のタイミングで代表電話を外部委託しているコールセンターに台風が来てしまいました。迅速に設定を変更し、自社内・在宅勤務しているスタッフで受電対応を行いました。災害時でも業務を止めない体制構築の一部を担えたと実感しました。

担当者：

すごいタイムリーですね！

岡本様：

はい、タイムリーでした（笑）

担当者：

ちなみに導入のきっかけにもなった「PBXの老朽化」というのはどういうふうに感じられたのでしょうか？

小松様：

東京支店で電話が繋がらないなどの不具合がありました。

岡本様：

移転で一番忙しいタイミングで東京のPBXが壊れてしまい、受電できないという事態が発生しました。
「大阪にかけ直してください」みたいなガイダンスを流して大阪で（電話を）受けました。

小松様：

老朽化って主装置だけじゃなくそこからのびている配線も老朽化の対象になります。初めは綺麗に置き場所を作っていたとしても席替えなど色々ある中で、使われてもいなくても5年経つ頃にはとんでもなくこんがらがった状態になることもあって。椅子のローラーで爪が折れていることもありますし。

担当者：

ちぎれそうになっている配線を現場でよく見ます。

小松様：

本体から線まで含めての物理なので、長く使っていると主装置は大丈夫でも使える環境が維持されてなかったということも起こります。落雷があって切れたとか。

物理のPBXの場合、外的要因に影響を受けます。オンラインはサーバーの調子がおかしいといってもバックアップもありますし、ある一定の水準を継続できることがクラウドのメリットだと思います。

岡本様：

LAN線があればどこでも設置できるという拡張性がある点も強みだと思います。

INNOVERA導入の成果③

番号の変更がないことが取引先含め双方の工数削減に。

導入して分かったこと、想定していなかった便利な機能や効果などありましたら教えてください。

岡本様：

過去の移転の際は、エリアが変わる度に、電話番号を都度変えざるをえない状況でした。業務に支障をきたさないように転送期間を設けたり、取引先に事前のご案内をしたり、様々な対応をしてきました。

御社はIP-Lineも提供されており発番に関わるご相談に乗っていただき、番号を変えることなく移行できたので、取引先様の手間もとることなく、工数削減できたと感じております。

小松様：

住所変更があると商品の裏面にも影響してくるので考慮する点はたくさんありますね。

岡本様：

移転するといっても場所の移動だけでなく、不随する業務が膨大にあります。その中でも、変更なく継続できることは大変ありがたかったです。取引様の工数にもならない点でもメリットは大きいですね。

INNOVERA導入のポイント①

WEB上で手軽に電話設定や回線の整理・精査ができる！

導入時に苦労したことがあれば教えてください。

岡本様：

大阪本社移転のタイミングと同時進行で実施したので、必要回線の精査やシステム上の設定・切替・従業員への説明会準備など運用への落とし込みまでに苦労しました。
実装後はスムーズに運用でき、安心して使用できています。

担当者：

それはよかったです！関連している企業様も多いですし必要回線の精査というのは大変だったでしょう？

岡本様：

契約内容を調べるために紙で取り寄せて確認する作業は10回線以上になると大変でした。当時は共同編集でのExcel管理をしていたので正確性がどうしても担保できておりませんでした。INNOVERAの導入後はWEB上で全ての回線を一括で確認できるので管理しやすい体制になったと思います。

担当者：

Excelあるあるですね（笑）
ところで今、大阪本社にはどれくらいの方がいらっしゃるんでしょうか?

岡本様：

大阪本社では400名程度です。在宅勤務も導入しておりますが、出社率も高いので300名ほどはオフィスにいますね。

小松様：

従業員数や生み出しているブランド数も多いので、弊社を取り巻く電話環境にはすごく広さがあると思っています。

担当者：

1日会社でどれくらい電話使ってるかなんて、数えられないですね！

岡本様：

数え切れないですね。

小松様：

会社への問い合わせは、多岐にわたりますので、電話がない環境というのは考えられないですね。

INNOVERA導入のポイント②

物理的ボトルネックのない環境作りに役立ちます。

今後、INNOVERAで実現したいこと、希望される機能をお聞かせください。

岡本様：

在宅勤務でも直通電話が取れるという体制を今後とっていくつもりです。今までは選択肢が固定電話のみでしたが、INNOVERA導入後、Zoiperや携帯アプリなど選択肢が増えて、バックオフィスが提案できる最適解の数が増えたと思っています。今後は働き方の多様性や会社のコストメリットを考慮し、在宅勤務でもコミュニケーションがとりやすい環境を作っていく予定です。

担当者：

LANケーブルさえあれば、固定電話も持って帰って使えますよ（笑）

岡本様：

実は固定電話案も検討しました（笑）PC１つで対応できる方がスマートだね。となりました。
また、今後コールセンター機能を社内に設ける場合などの、スケーラビリティを獲得することもできたと感じています。

小松様：

「物理のPBXの機器で困った！」ということを一通りは、やってきたなという実感があります。移設した際に会社の規模にも合わせて物理などのボトルネックがないように、長期的にやっていけるようにっていうことで（INNOVERAの導入を）させてもらいました。
見事にええ感じにしていただいて。

担当者：
ありがとうございます！！

小松様：

弊社は新しいことにチャレンジしていく社風ですので、それを支えるために我々は何かがボトルネックにならないように改善し続けないといけないと思っています。

本日は貴重な時間をいただき、ありがとうございました。

（この記事は2024年12月取材時のものです。）